#2372 · Rechner für Gastronomie & Hotellerie

Café-Break-even-Auslastungsrechner

Dieser Rechner verbindet Sitzplatzkapazität und Wirtschaftlichkeit für ein Café. Aus Sitzplätzen, Öffnungszeiten, durchschnittlicher Aufenthaltsdauer, Deckungsbeitrag je Gast und monatlichen Fixkosten wird ermittelt, wie viele Gäste für den Break-even benötigt werden und welcher Anteil der theoretisch verfügbaren Sitzplatzbelegungen dafür ausgelastet sein muss. So kannst du Kapazität, Preisgestaltung und Kostenannahmen in einem konsistenten Szenario beurteilen.

Rechner

Kapazität und Break-even

So verwendest du diesen Rechner

Erfasse Sitzplätze, Öffnungszeit und Öffnungstage.
Schätze die durchschnittliche Aufenthaltsdauer realistisch.
Verwende den Deckungsbeitrag je Gast nach variablen Kosten.
Trage die zu deckenden monatlichen Fixkosten ein.
Berechne die erforderliche Auslastung und prüfe die Kapazitätsreserve.

Formel

Verfügbare Belegungen = Sitzplätze × Öffnungsstunden × 60 ÷ Aufenthaltsdauer × Öffnungstage

Benötigte Gäste = Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag je Gast. Break-even-Auslastung = benötigte Gäste ÷ verfügbare Belegungen × 100.

Was das Ergebnis bedeutet

Das Hauptergebnis ist die theoretisch erforderliche Auslastung der verfügbaren Sitzplatzbelegungen. Zusätzlich siehst du die monatlich und täglich benötigte Gästezahl sowie die verbleibende Kapazitätsreserve.

Die Kapazität ist theoretisch. Spitzenzeiten, Leerlauf, Reinigung, Reservierungen und ungleichmäßige Nachfrage können die real nutzbare Kapazität deutlich verringern.

Beispielrechnung

Mit 40 Sitzplätzen, 10 Öffnungsstunden an 26 Tagen und 45 Minuten Aufenthaltsdauer sind theoretisch rund 13.867 Belegungen möglich. Bei 6,00 € Deckungsbeitrag je Gast und 12.000,00 € Fixkosten werden 2.000 Gäste benötigt. Die Break-even-Auslastung beträgt damit rund 14,42 %.

Tipps für bessere Ergebnisse

Nutze Deckungsbeitrag statt Umsatz je Gast.
Setze die Aufenthaltsdauer eher konservativ an.
Teste Spitzen- und Nebensaison getrennt.
Vergleiche mehrere Preis- und Kostenvarianten.
Plane einen Sicherheitspuffer oberhalb des rechnerischen Break-even ein.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet die Break-even-Auslastung bei ein Café?

Sie zeigt, welcher Anteil der rechnerisch verfügbaren Sitzplatzbelegungen benötigt wird, damit der eingegebene Deckungsbeitrag die monatlichen belegungsbezogenen Fixkosten deckt.

Warum wird mit dem Deckungsbeitrag je Gast gerechnet?

Der Umsatz je Gast allein reicht nicht aus, weil variable Kosten zunächst abgezogen werden müssen. Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der zur Deckung der Fixkosten verbleibt.

Wie wird die verfügbare Sitzplatzkapazität geschätzt?

Aus Sitzplätzen, Öffnungsstunden, Öffnungstagen und durchschnittlicher Aufenthaltsdauer wird eine theoretische Zahl möglicher Gastbelegungen berechnet.

Was passiert, wenn die erforderliche Auslastung über 100 % liegt?

Dann reichen die eingegebene Kapazität und der Deckungsbeitrag rechnerisch nicht aus, um die Fixkosten zu decken. Preise, Kosten, Aufenthaltsdauer oder Kapazität müssen überprüft werden.

Ist die theoretische Kapazität in der Praxis vollständig erreichbar?

Meist nicht. Ankunftsmuster, Reinigung, Reservierungen und ungleichmäßige Nachfrage reduzieren die praktisch nutzbare Kapazität. Der Rechner dient deshalb als Szenario-Schätzung.

Kapazitätslogik

Kennzahl	Bedeutung
Theoretische Belegungen	Maximal mögliche Sitzplatznutzungen im Zeitraum
Benötigte Gäste	Fixkosten geteilt durch Deckungsbeitrag je Gast
Kapazitätsreserve	Noch nicht für den Break-even benötigter Kapazitätsanteil